フィルタを使ってメールを転送する

Gmailには迷惑メールを除いて届いたメールを全て他のメールアドレスへ転送する機能が用意されていますが、フィルタを利用することで条件に一致したメールだけを他のメールアドレスへ転送することができます。ここではフィルタを使ったメールの転送設定について解説します。

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フィルタを使って転送を行う場合の注意点とメールアドレスの登録

まず最初にフィルタを使って転送を行う場合の注意点です。1つ目の注意点はアクションとしてメールの転送を設定するフィルタは最大で20個までしか作成することができません。よってGmailでは1アカウントあたり全てのメールを転送する自動転送と合わせて最大でも21個の転送設定しか行うことはできません。

2つ目の注意点はメールを転送するフィルタを作成した場合、受信済のメールの中で条件に一致するメールがあってもメールの転送は行われません。メールの転送を行うフィルタが有効なのは、フィルタを作成した以降に受信したメールだけです。

またメールの転送先のメールアドレスは事前に登録を行っておく必要があります。メールの登録方法は自動転送の場合と同じです。「転送先メールアドレスを登録する」を参照されて事前に登録を行っておいて下さい。

条件に一致したメールを転送する

新しいフィルタを作成し、フィルタの条件に一致したメールに対してアクションとしてメールの転送を設定します。今回は例として特定の語句が件名に含まれているメールのみ転送する設定を行ってみます。

画面上部の検索ボックス右側に表示されている下矢印▼をクリックしてフィルタの条件設定画面を表示して下さい。

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今回は「件名」に「重要」または「緊急」が含まれているメールを条件として設定します。「件名」の個所に「重要 OR 緊急」と入力して下さい。入力が終わりましたら「フィルタを作成」をクリックして下さい。(演算子を使ってフィルタの条件の記述方法は「演算子を使ったフィルタ条件の記述方法」を参照して下さい)。

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続いてアクションの設定画面が表示されます。「次のアドレスに転送する」にチェックを行い、その右に表示されている「アドレスを選択」をクリックして下さい。

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登録済の転送用メールアドレスの一覧が表示されますので、その中から転送先のメールアドレスを選択して下さい。

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必要に応じて他のアクションを設定したあと、「フィルタを作成」をクリックして下さい。

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フィルタの作成が完了しました。作成されたフィルタは次のようになっています。

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それでは実際に条件に一致するメールが転送されるかどうかを確認してみます。まず最初に件名に「重要」も「緊急」も含まれないメールを受信しました。このメールはフィルタの条件に一致しませんので転送は行われません。

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次に件名に「重要」が含まれるメールを受信しました。

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このメールはフィルタの条件に一致するため、設定された転送先のメールアドレスへ転送されました。

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このようにフィルタを使った転送を作成することで、条件に一致するメールだけを他のメールアドレスへ転送することができます。

フィルタを使って全てのメールを転送する

Gmailでは受信した全てのメール(迷惑メールを除く)を転送する自動転送の機能がありますが、転送できるアドレスは1か所だけです。フィルタを使って転送を行う場合は20個までフィルタを作成することができますので、フィルタの条件として全てのメールが該当する条件を設定することで全てのメール(迷惑メールを除く)を2か所以上に転送することができます。

全てのメールが該当する条件の記述方法は色々ありますが、よく使用されるのは「送信元が実際には存在しないメールアドレスからのメール」を否定したものがよく使われます。具体的にはサンプル用の特殊なドメイン「example.com」を使って「From」に次のように記述します。

-example.com

入力が終わりましたら画面右下の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックして下さい。

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続いてアクションの設定です。ここは先ほどと同じで「次のアドレスに転送する」にチェックをした後で転送先のメールアドレスを選択して下さい。設定が終わりましたら「フィルタの作成」をクリックします。(転送のアクションは受信済のメールには適用されません)。

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全てのメールを転送するフィルタの作成が完了しました。作成されたフィルタは次のようになっています。

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それでは実際にメールが転送されるかどうかを確認してみます。次のようなメールを受信しました。

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フィルタの条件である「-from(example.com)」に一致しますので設定された転送先のメールアドレスへ転送されました。

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このようにフィルタの条件に全てのメールが一致するような条件を記述することで、全てのメールを対象に転送設定を行うことができます。

( Written by Tatsuo Ikura )

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著者 / TATSUO IKURA

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