新しいフィルタを作成する

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新しいフィルタを作成するためにフィルタの条件と実行するアクションを設定する手順について解説します。

1.新しいフィルタを作成する
2.フィルタの動作を確認する
3.受信済のメールを使ってフィルタを作成する

フィルタというのは設定した条件に一致するメールに対して何らかのアクションを行うことを定義することです。例えば特定のメールアドレスからのメールを受信したら指定したラベルを付ける、といったことです。そこで新しいフィルタを作成する場合は、対象となるメールの条件の定義と、定義に一致したメールに対するアクションの2つを決めます。

それでは実際に試してみます。Gmailの画面を表示して下さい。

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画面上部の検索ボックス右側に表示されている下矢印▼をクリックして下さい。

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フィルタを作成する条件を指定する画面が表示されます(メールを検索する条件を指定する画面と共通です)。

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フィルタで使用できる条件としては次のようなものがあります。

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メールの「送信元」「送信先」「件名」などの他に「含む」/「含まない」語句を指定することができます。その他にも「添付ファイルがあるかどうか」「メールのサイズ」「受信した日付」などで条件を設定できます。また複数の条件を組み合わせることもできます。

例えばメールの送信元がGmail(@gmail.com)のメールアドレスをフィルタする場合は次のように入力します。

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今回はメールの件名に「キャンペーン」が含まれているフィルタを作成してみます。「件名」に「キャンペーン」と入力し、画面下部の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックして下さい。

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次に条件に一致したメールに対するアクションを指定します。フィルタで行えるアクションとしては次のようなものがあります。

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条件に一致するメールに対して行うアクションをチェックして下さい。複数のアクションに対してチェックすることができます。

今回は「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」と「ラベルを付ける」にチェックをしてみます。「ラベルを付ける」場合には付けるラベルを選択して下さい。

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これでフィルタの条件の定義とアクションの選択が終わりました。フィルタを作成すれば、今後受信するメールに対して自動的にフィルタが適用されるのですが、既に受信済のメールで条件に一致するメールに対してはさかのぼってフィルタを適用することもできます(メールの転送など既存メールには適用できないものもあります)。

条件に一致するメールが存在する場合は画面下部に「xx件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」と表示されていますので、フィルタを適用したい場合にはチェックを付けて下さい。今回はチェックしました。

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それでは最後に「フィルタを作成」をクリックして下さい。

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フィルタが作成され、既に受信済のメールにも適用する選択をした場合には条件に一致するメールに対してフィルタが適用されます。

それではフィルタが適用されたのかどうかを確認してみます。フィルタを作成前の受信トレイは次のようになっていました。この中の2件のメールが先ほど作成したフィルタの条件に一致します。

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フィルタを作成する時に既に受信済のメールにも適用するように設定してましたが、条件に一致する2件のメールに対して「アーカイブする」「ラベルを付ける」の2つのアクションが実行され、アーカイブされて受信トレイに表示されなくなりました。

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アーカイブされた2件のメールにはラベル「キャンペーン」が付けられていますので、「キャンペーン」ラベルが付けられたメール一覧を表示してみるとフィルタが適用された2件のメールが表示されます。

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作成されたフィルタはこれから新しく受信するメールに適用されます。例として次のようなメールを他のアカウントから送信してみます。

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受信したメールには作成済のフィルタが適用されます。今回のメールはフィルタの条件に一致しますので、メールがアーカイブされてラベルが付けられます。アーカイブされているので受信トレイには表示されませんが、「キャンペーン」ラベルが付けられてメール一覧を表示すると新しく受信したメールが表示されます。

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受信したメールの送信元を対象としたフィルタを作成する場合、受信済のメールから簡単にフィルタを作成できるようになっています。フィルタを作成したいメールを開いて下さい。

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メールの右側に表示されている下矢印▼をクリックし、表示されたメニューの中から「メールの自動振り分け設定」をクリックして下さい。

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新しいフィルタの条件設定の画面が表示され、「From」の個所に先ほどの開いていたメールの送信元のメールアドレスが自動的に入力されます。あとは追加の条件を設定したり、フィルタのアクションを選択してフィルタを作成して下さい。

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ただこれだけの機能ですが、受信したメールから新しいフィルタを作成するのはよく行われることなので、少しだけ手間を省くことができます。

( Written by Tatsuo Ikura )