フィルタを使ったメールの転送

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Gmailには迷惑メールを除いて届いたメールを全て他のメールアドレスへ転送する機能が用意されていますが、フィルタを利用することで条件に一致したメールだけを他のメールアドレスへ転送することができます。ここではフィルタを使ったメールの転送設定について解説します。

1.フィルタを使って転送を行う場合の注意点とメールアドレスの登録
2.条件に一致したメールを転送する
3.フィルタを使って全てのメールを転送する

まず最初にフィルタを使って転送を行う場合の注意点です。1つ目の注意点はクションとしてメールの転送を設定するフィルタは最大で20個までしか作成することができません。よってGmailでは1アカウントあたり全てのメールを転送する自動転送と合わせて最大でも21個の転送設定しか行うことはできません。

2つ目の注意点はメールを転送するフィルタを作成した場合、受信済のメールの中で条件に一致するメールがあってもメールの転送は行われません。メールの転送を行うフィルタが有効なのは、フィルタを作成した以降に受信したメールだけです。

またメールの転送先のメールアドレスは事前に登録を行っておく必要があります。メールの登録方法は自動転送の場合と同じです。「転送先メールアドレスを登録する」を参照されて事前に登録を行っておいて下さい。

新しいフィルタを作成し、フィルタの条件に一致したメールに対してアクションとしてメールの転送を設定します。今回は例として特定の語句が件名に含まれているメールのみ転送する設定を行ってみます。

画面上部の検索ボックス右側に表示されている下矢印▼をクリックしてフィルタの条件設定画面を表示して下さい。

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今回は「件名」に「重要」または「緊急」が含まれているメールを条件として設定します。「件名」の個所に「重要 OR 緊急」と入力して下さい。入力が終わりましたら画面右下の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックして下さい。(演算子を使ってフィルタの条件の記述方法は「演算子を使ったフィルタ条件の記述方法」を参照して下さい)。

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続いてアクションの設定です。「次のアドレスに転送する」にチェックを行い、その右に表示されている「アドレスを選択」をクリックして下さい。

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登録済の転送用メールアドレスの一覧が表示されますので、その中から転送先のメールアドレスを選択して下さい。

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アーカイブなど他のアクションも同時に行う場合は設定を行って下さい。設定が終わりましたら「フィルタを作成」をクリックして下さい。

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フィルタの作成が完了しました。

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それでは実際に条件に一致するメールが転送されるかどうかを確認してみます。まず最初に件名に「重要」も「緊急」も含まれないメールを受信しました。このメールはフィルタの条件に一致しませんので転送は行われません。

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次に件名に「重要」が含まれるメールを受信しました。

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このメールはフィルタの条件に一致するため、設定された転送先のメールアドレスへ転送されました。

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このように条件に一致するメールだけを他のメールアドレスへ転送することができます。

Gmailでは受信した全てのメール(迷惑メールを除く)を転送する自動転送の機能がありますが、転送できるアドレスは1か所だけです。フィルタを使って転送を行う場合は20個までフィルタを作成することができますので、フィルタの条件として全てのメールが該当する条件を設定することで全てのメール(迷惑メールを除く)を2か所以上に転送することができます。

全てのメールが該当する条件の記述方法は色々ありますが、よく使用されるのは「送信元が実際には存在しないメールアドレスからのメール」を否定したものがよく使われます。具体的にはサンプル用の特殊なドメイン「example.com」を使って「From」に次のように記述します。

-example.com

入力が終わりましたら画面右下の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックして下さい。

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続いてアクションの設定です。ここは先ほどと同じで「次のアドレスに転送する」にチェックをした後で転送先のメールアドレスを選択して下さい。設定が終わりましたら「フィルタの作成」をクリックします。(転送のアクションは受信済のメールには適用されません)。

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全てのメールを転送するフィルタの作成が完了しました。

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それでは実際にメールが転送されるかどうかを確認してみます。現在作成されているフィルタは先ほど作成したフィルタだけです。

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この状態で新しいメールを受信しました。このメールは迷惑メールには分類されていません。

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フィルタの条件である「-from(example.com)」に一致しますので設定された転送先のメールアドレスへ転送されました。

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このようにフィルタの条件に全てのメールが一致するような条件を記述することで、全てのメールを対象に転送設定を行うことができます。

( Written by Tatsuo Ikura )