メールにGoogleドライブを使ってファイルを添付する

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Gmailを使ってファイルを添付してメールを送信する場合、添付できるファイルのサイズは最大25MBまでですが、Googleドライブにファイルをいったん保存することでより大きなファイルを送ることができます。また添付が禁止されている種類のファイルも同じように送ることができます。ここではGoogleドライブを利用してファイルを添付する方法について解説します。

1.Googleドライブを使ったファイルの添付
2.ファイルの共有方法を選択する
3.ドライブで共有されたファイルをダウンロードする

Googleドライブを利用して実際にファイルを添付してみます。新規メール作成画面を表示して下さい。

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画面下部のGoogleドライブのアイコンをクリックして下さい。

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Googleドライブを使ってファイルを添付するための画面が表示されます。ファイルを選択するために「アップロード」タブを表示し、「パソコンからファイルを選択」をクリックして下さい。

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ファイル選択ダイアログが表示されますので添付したいファイルを選択し、その後で「開く」をクリックして下さい。

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別のファイルをアップロードする場合は「ファイルを追加」をクリックして下さい。今回は1つだけにします。ファイル選択が終わりましたら「アップロード」をクリックして下さい。

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Googleドライブに選択したファイルがアップロードされ、メールにGoogleドライブのファイルへのリンクが挿入されます。

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それではメールの送信先や本文など必要な項目を入力してから「送信」をクリックして下さい。

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Googleドライブにアップロードしたファイルの共有方法について選択する画面が表示されます。

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Googleドライブのファイルへのリンクを知っている全員に共有を許すか、それともメールの送信先だけに共有を許すのかを選択します。また選択した対象にどのような共有の仕方を許可するのかも選択します。

初期値ではファイルへのリンクを知っている全員が対象となっています。設定を変更する場合は「その他のオプション」をクリックして下さい。

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ファイルを共有する対象としてファイルへのリンクを知っている全員か、それともメールの送信先だけかを選択して下さい。今回はリンクを知っている全員を選択しました。

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次にリンクを知っている全員にどんな権限を与えるのかを選択します。「閲覧者▼」と表示されている個所をクリックして下さい。「編集者」「コメント可」「閲覧者」の3つの選択肢が表示されます。

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それぞれを選択した場合にどのように共有されるのかは次を参照して下さい。今回は初期値で選択されていた閲覧者のままにしておきました。

閲覧: 共有相手はファイルを表示できますが、ファイルを変更したり、別のユーザーとファイルを共有したりすることはできません。
コメント: 共有相手はコメントや提案を挿入できますが、ファイルを変更したり、別のユーザーとファイルを共有したりすることはできません。
編集: 共有相手はファイルの変更、提案の受諾や拒否、別のユーザーとのそのファイルの共有を行えます。

共有方法の選択が終わりましたら「共有して送信」をクリックして下さい。

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メッセージが送信されました。今回は「リンクを知っている全員」が「閲覧者」の権限でファイルを共有する設定にしています。

今度はメールを受け取った側の方を見ていきます。メールを受信し、受信トレイにメールが表示された時、メールにファイルを添付した場合はクリップアイコンが表示されますがドライブを使ってファイルを共有した場合にはクリップアイコンは表示されません。

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次にメールを表示してみます。今回は画像ファイルを共有していますが、表示したメールに共有した画像ファイルがプレビュー表示されました。

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共有されたファイルを表示したい場合には、メールの本文に記載されたファイルへのリンクをクリックして下さい。

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Googleドライブにアップロードされたファイルが表示されます。このドライブ上のファイルへのリンクは誰でも閲覧可能なため、メールを受信した人だけではなくリンクを知っている人なら誰でも閲覧できます。

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画面右上のダウンロードアイコンをクリックすると、該当のファイルをダウンロードすることができます。

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またメールに表示されたプレビュー表示にマウスを合わせると「ダウンロード」と「ドライブに保存」の2つのアイコンが表示されます。

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「ダウンロード」をクリックすることでファイルをダウンロードすることができます。

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Googleドライブを利用してファイルをメールに添付する方法について解説しました。

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( Written by Tatsuo Ikura )