Gmailにおけるラベルとフォルダの違い

広告
eyecatch

一般的なメールクライアントではフォルダと呼ばれるメールを格納する入れ物を作成してメールを分類整理するのが一般的ですがGmailではフォルダではなくラベルというものを使用してメールを分類整理します。ここではラベルとフォルダの使い方の違いについてと、Gmailではラベルをどのように使うのかについて解説します。

フォルダとラベルの違い

最初にフォルダとラベルの違いについて説明します。

フォルダを使ったメールの管理

Outlookなどの一般的なメールクライアントの場合、フォルダを使ってメールを管理します。受信したメールが増えてきたとき、すべてのメールを一つの箱の中で管理していると必要なメールや関連するメールを探すのが大変です。

p1-1

そこで別のフォルダを作成し受信したメールをグループ毎に分けて保存します。

p1-2

メールそのものを分けて保管しているので、例えば「友人」に関連するメールは「友人」フォルダを開いてメール一覧を表示します。

Gmailのラベルを使ったメールの管理

Gmailではフォルダではなくラベルを使ってメールを管理します。ラベルはメール毎につける付箋のようなもので、あとから特定のラベルがついたメールを検索して一覧表示することができます。

受信したメールも送信したメールも「すべてのメール」という1つの箱の中で管理されます。そして受信したメールには「受信トレイ」というラベルがつけられます。

p1-3

Gmailを起動すると最初に「受信トレイ」が表示されて受信したメールの一覧が表示されます。これは「すべてのメール」の中から「受信トレイ」とラベルがつけられたメールを検索して一覧表示しています。

p1-4

「受信トレイ」などのように最初から作成されていて特別な意味を持つラベルの他に、自分で新しいラベルを作成してメールにつけることができます。例えば「友人」や「仕事関係」というラベルを作成しメールにつけることができます。複数のラベルを1つのメールにつけることもできます。

p1-5

自分で作成したラベルも検索してラベルがついたメールを一覧表示することができます。

p1-6

どちらの方式もメールをグループ分けして管理するためのものです。メールをフォルダに分けておくか、それともメールにラベルを付けておいて必要な時に検索して一覧を見るかの違いはあっても結果的には同じになります。

ラベルが付いたメールの一覧を表示する

Gmailでは「受信トレイ」や「送信済み」などあらかじめ用意されているラベルと、ユーザーが自分で作成したラベルがあります。そしてGmailの画面左側にあらかじめ用意されているラベルと作成したラベルが一覧で表示されています。

p1-7

「受信トレイ」を表示すると「受信トレイ」ラベルが付いたメールの一覧が表示されます。そして「受信トレイ」のほかに別のラベルもついているメールには、各メールにラベルが表示されます。

p1-8

特定のラベルがついたメールの一覧を見たい場合には、画面左側のラベル一覧の中でみたいラベルをクリックしてください。例として「友達」ラベルをクリックしてみます。

p1-9

「友達」ラベルが付けられたメールの一覧が表示されました。この場合も「友達」ラベルの他に別のラベル(例えば「受信トレイ」)がついていれば、各メールにラベルが表示されます。

p1-10

今度は「仕事」ラベルをクリックしてみると、「仕事」ラベルのついたメールの一覧が表示されました。

p1-11

メールの管理の仕方としてフォルダとラベルの違いと、Gmailでラベルがどのように使われているのかについて簡単に解説しました。

Gmailの使い方の他の記事を見てみる

( Written by Tatsuo Ikura )

関連記事 (一部広告含む)