よく使う文面を返信定型文として登録

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「返信定型文」機能は比較的よく利用する文面を返信定型文として登録しておき、いつでも新規メールに挿入することができるLabsの機能です。ここでは返信定型文の使い方を解説します。

Labs機能の有効/無効を切り替える」を参考に機能を有効にしておいて下さい。

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※ 返信定型文とフィルタを組み合わせて使用する方法は次のページの「返信定型文とフィルタを使った自動応答」に記載しました。合わせてご覧下さい。

1.返信定型文を作成する
2.新規メールを作成する時に返信定型文を挿入する
3.作成済の返信定型文の編集と削除

返信定型文の作成は新規メール作成画面で行います。新規メール作成画面を表示して下さい。

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返信定型文として登録したい文章をメールの本文の個所に入力して下さい。

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新規作成画面の右下に表示されている下矢印▼をクリックして下さい。表示されたメニューの中から「返信定型文」を選択し、さらに「返信定型文を作成」をクリックして下さい。

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ダイアログが表示されますので作成する返信定型文の名前を入力して下さい。入力が終わりましたら「OK」をクリックして下さい。

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これで返信定型文が1つ作成されました。作成した返信定型文は新規メールに挿入したり、あとから修正したり、使用しなくなったら削除することができます。

ではもう1つ作成しておきます。先ほどと同じように新規メール作成画面の本文の個所に文章を入力して下さい。

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新規作成画面の右下に表示されている下矢印▼をクリックして下さい。表示されたメニューの中から「返信定型文」を選択し、さらに「返信定型文を作成」をクリックして下さい。既に1つ作成してあるため、先ほどと少し表示が異なります。

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ダイアログが表示されますので作成する返信定型文の名前を入力して下さい。入力が終わりましたら「OK」をクリックして下さい。

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これで2つの返信定型文が作成されました。なお返信定型文を作成する時に使用した新規メール作成画面は削除されて構いません。

それでは返信定型文を使ってみます。新規メール作成画面を表示して下さい。

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返信定型文を挿入したい位置にカーソルを置いて下さい。

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画面右下の下矢印▼をクリックし、表示されたメニューの中から「返信定型文」をクリックして下さい。すると作成済の返信定型文が表示されますので「挿入」のところにある返信定型部の名前をクリックして下さい。

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返信定型文として登録していた文章がカーソルがあった位置に挿入されます。また合わせてメールの「件名」に返信定型文の名前が入力されます。挿入された文章は通常のテキストと代わりがありませんので挿入された後で自由に編集できます。

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このようにあらかじめよく使用する文章を返信定型文として保存しておくことで、内容にあまり違いがない返信メールを簡単に作成することができます。

作成済の返信定型文はあとから上書きして編集することができます。専用のエディタがなく、編集を行う場合も新規メール作成画面にて行います。

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完全に新しい内容で上書きする場合は本文の部分に保存したい内容を記述して下さい。既存の内容を一部編集してから上書きする場合には、編集する返信定型文を本文に先に挿入することで既存の内容を元に編集することができます。

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本文に記載した内容を修正したら上書き保存を行います。画面右下の下矢印▼をクリックし、表示されたメニューの中から「返信定型文」をクリックして下さい。そして「保存」のところに表示されている作成済の返信定型文の名前の中から上書き保存したい定型文の名前をクリックして下さい。

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確認ダイアログが表示されます。上書きして宜しければ「OK」をクリックして下さい。

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これで既存の定型文が新しい文面で上書き保存されました。

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また使用しなくなった返信定型文は削除することができます。画面右下の下矢印▼をクリックし、表示されたメニューの中から「返信定型文」をクリックして下さい。そして「削除」のところに表示されている作成済の返信定型文の名前の中から削除したい定型文の名前をクリックして下さい。

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確認ダイアログが表示されます。削除して宜しければ「OK」をクリックして下さい。

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返信定型文が削除されました。

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よく使用する返信定型文を事前に登録しておくことで、毎回同じような文面を入力したりコピー&ペーストする必要がなくなります。

( Written by Tatsuo Ikura )