閲覧者として招待

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他のユーザーとGoogleドキュメントを共有する場合、単に閲覧だけを許可する場合と編集権限も与える場合を選択できます。ここではまず閲覧者として他のユーザーを招待する方法を確認します。

まず共有したいドキュメントの左側にチェックをして下さい。今回は一つだけにチェックをしていますが、複数のドキュメントをチェックすることもできます。(ドキュメントを開いてから行う方法もあります。こちらは次のページで確認します)。

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「共有」メニューの中にある「招待する」メニューをクリックして下さい。

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次のような画面が表示されます。

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まず「招待」と書かれた下に招待したいユーザーのメールアドレスを入力します。「件名」には送付されるメールの件名に表示される文字列、「メッセージ」にはメールの本文に表示される文字列を入力します。そして今回は閲覧者として招待しますので「閲覧者」の方を選択します。

例えば次のように入力します。

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「送信」ボタンを押していただくと入力されたメールアドレスへ招待メールが送付されます。

また画面は「アクセスできる人」タブが次のように表示されます。

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「オーナー」は変更していなければ文書を作成した人になっています。そして先ほど招待メールを送信したユーザーが「閲覧者」として追加されていることが確認できます。

なお画面下に「保存して閉じる」と「キャンセル」がありますが、これはこの画面で何らかの変更を行った場合に対して「保存」するか「キャンセル」するかの選択であって先ほどメールで送信した招待をキャンセルするといったものではありません。この画面を閉じるには今回はどちらのボタンを押して頂いても同じです。

画面を閉じて頂くとドキュメントの一覧画面に戻りますが、先ほど閲覧者の招待を行ったドキュメントは次のように表示されます。

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対象のドキュメントには閲覧者として招待したユーザーが一人いることが確認できます。

招待されたユーザー

招待を受けたユーザーには次のようなメールが届きます。

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ではメール内の「住所録」と書かれたリンクをクリックして下さい。次のような画面が表示されます。

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招待を受ける場合には「Accept Invitation」ボタンを押して下さい。招待を受けない場合には「Reject」ボタンを押して下さい。では「Accept Invitation」ボタンを押します。

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対象のドキュメントを閲覧することができます。なお今回は閲覧者として招待されていますのでドキュメントを閲覧することはできても編集することはできません。

またドキュメントのリストを見てみると次のように表示されます。(言語を日本語に変更してあります)。

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共有しているドキュメントは自分のドキュメントリストに表示されていますのでいつでも閲覧することができます。

( Written by Tatsuo Ikura )

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